השליח יודע בדיוק כמה יש לו ביד
מסך סיכום היום מציג את כל הגביות של אותו יום לפי אמצעי תשלום. השליח מגיע למשרד עם מספר אחד, לא עם ערימה ועם זיכרון.
גבייה במסירה — מהדלת ועד ההתחשבנות עם השליח
כסף שעובר יד בדלת הוא הנקודה שבה חברות שליחויות מאבדות הכי הרבה, ולרוב לא מגניבה אלא מבלבול: מי גבה, כמה, במה שילמו, ומה כבר הועבר למשרד. הפתרון הוא לרשום את הגבייה באותו רגע שבה היא קורית, ובאותו מסך שבו נסגרת המסירה.
מה יש כאן
סכום לגבייה על המשלוח
הסכום מגיע מההזמנה ומוצג לשליח לפני שהוא מגיע, לא אחרי שהלקוח כבר שאל.
רישום ברגע המסירה
סכום, אמצעי תשלום והערה — בתוך אותו מסך שסוגר את המסירה. גבייה חלקית נרשמת כפי שהיא ולא מעוגלת.
התחשבנות לפי שליח ותקופה
המשרד רואה כמה נגבה, כמה הועבר וכמה פתוח, וסוגר תקופה. אחרי הסגירה הסכומים נעולים.
הרשאות שמתאימות למציאות
רישום גבייה הוא פעולה תפעולית ומותר למי שרשאי לסגור מסירה. סגירת התחשבנות היא פעולה חשבונאית ודורשת הרשאת כספים.
פירוט
פער מתגלה באותו יום
כשמה שנרשם לא מסתדר עם מה שהוזן בהתחשבנות, ההפרש גלוי לפני שהוא נעלם בין שבועיים של משלוחים.