תוכנה לניהול שליחויות: המדריך לבחירה נכונה

רוב חברות השליחויות לא מחליפות מערכת כי משהו נשבר. הן מחליפות כי מישהו סוף סוף ספר כמה שעות אדם נשרפות כל חודש על הקלדה כפולה, בירורי "איפה המשלוח" וסגירת מזומן מול שליחים. השאלה אינה אם מערכת תשתלם — אלא איזו, ולפי מה בודקים.

המדריך הזה כתוב מנקודת מבט של מי שמפעיל מוקד, לא של מי שמוכר תוכנה.

התחילו מהמסך שהמוקדן פתוח בו כל היום

לכל מערכת יש עשרים מסכים, אבל אחד מהם פתוח שמונה שעות ביום. במוקד שליחויות זה מסך השיוך: הרשימה של כל המשלוחים של היום, ומי לוקח כל אחד מהם.

תבחנו אותו בשלוש שאלות:

1. כמה שניות לוקח לדעת מה עוד לא משויך? אם צריך לסנן, למיין או לספור — המסך לא עונה על השאלה החשובה ביותר שלו.
2. כמה לחיצות לוקח לשייך שליח למשלוח? שיוך שדורש פתיחת חלון, בחירה, שמירה וסגירה הוא ארבע פעולות במקום אחת. תכפילו ב-300 משלוחים ביום.
3. מה קורה כשטעיתם ב-20 משלוחים בבת אחת? מערכת רצינית נותנת לבטל פעולה גורפת בלחיצה. מערכת שלא — מחזירה אתכם לעבוד 20 פעם.

שווה לבקש בהדגמה לעשות את זה בעצמכם, על המקלדת שלכם, ולא לראות מישהו אחר עושה את זה מהר.

הפירוט המלא של מה שמסך שיוך צריך לעשות נמצא במדריך למערכת דיספאץ'.

בדקו את הטלפון של השליח לפני שבודקים את המחשב של המשרד

מנהלים בוחרים מערכת לפי מסך המשרד, והשליחים הם אלה שמשתמשים בה הכי הרבה. אם האפליקציה של השליח מסורבלת, הוא לא יעדכן סטטוסים — ואז כל שאר המערכת מציגה נתונים שגויים בביטחון מלא.

מה לבדוק, בטלפון אמיתי בשמש:

• כניסה. אם השליח צריך להוריד אפליקציה מחנות, לזכור סיסמה ולעדכן גרסאות — חלק מהשליחים לא יעשו את זה אף פעם. קישור שנפתח בדפדפן מסיר את כל השרשרת הזאת.
• גודל הכפתורים. מסירה מתבצעת ביד אחת, בעמידה, לפעמים בגשם. כפתור קטן הוא באג.
• ניווט. כפתור שפותח ישירות ווייז או גוגל מפות עם הקואורדינטות חוסך למעלה מדקה למשלוח. בחישוב פשוט, 40 משלוחים ביום הם כמעט שעה.
• סוללה. מערכת שמדווחת מיקום כל הזמן, גם כשאין משלוח פעיל, מרוקנת טלפון עד הצהריים. תשאלו איך הדיווח מתנהג כשהמסך כבוי.

מה שצריך להיות באפליקציה עצמה, סעיף-סעיף, נמצא במדריך לתוכנה לשליחים.

שאלו איפה נשמר הכסף, לא רק איפה נשמר המשלוח

גבייה במסירה היא המקום שבו חברות שליחויות מאבדות הכי הרבה כסף בלי לדעת. לא בגניבה — בבלבול.

בדקו שהמערכת יודעת לענות על ארבע השאלות האלה בלי אקסל צדדי:

• כמה נגבה היום, לפי שליח?
• באיזה אמצעי תשלום — מזומן, אשראי, העברה?
• מה כבר הועבר למשרד ומה עדיין ביד של מישהו?
• מי סגר את ההתחשבנות, ומתי היא ננעלה?

מערכת שמחזיקה את סכום הגבייה על המשלוח אבל לא יודעת לסגור תקופה מול שליח פתרה חצי בעיה.

תיעוד מסירה: מה שאין לכם, תשלמו עליו

בכל חברת שליחויות יש אחוז קטן של משלוחים שמסתיימים בוויכוח. ההבדל בין חברה שמשלמת עליהם לחברה שלא הוא תיעוד שנאסף אוטומטית ברגע המסירה — חתימה, תמונה, שם המקבל ושעה מדויקת.

שווה לחשב את זה בכסף: אם אתם מזכים שלושה משלוחים בחודש בממוצע של 150 ש"ח, אלה 5,400 ש"ח בשנה. זה כמעט תמיד יותר ממה שתשלמו על תיעוד ראוי.

שאלה טובה להדגמה: "תראו לי מה קורה כשלקוח מתקשר על משלוח מלפני שלושה שבועות". אם התשובה כוללת חיפוש בגלריית תמונות של מישהו — זו לא מערכת, זו תקווה.

הרחבה על ניהול המזומן עצמו — רישום בדלת והתחשבנות — נמצאת במדריך לגבייה במסירה, ועל התיעוד באישור מסירה דיגיטלי.

תמחור: המערכת צריכה לדעת את המחיר לפניכם

מוקדן שמחשב מחיר בראש הוא מוקדן שטועה. לא תמיד, אבל מספיק. מערכת טובה מחזיקה מחירון לכל לקוח ומחשבת את המחיר ברגע שההזמנה נפתחת — לפי אזור, משקל, כמות ותוספות כמו דחוף או המתנה.

שתי דרישות שמפרידות בין מחירון אמיתי לבין טבלה:

• דריסה ידנית שנשארת גלויה. כשמסכמים מחיר אחר בטלפון, צריך שיהיה אפשר לרשום אותו — ושהסטייה תופיע אחר כך בדוח, ולא תיעלם.
• עלות השליח, לא רק המחיר ללקוח. בלי שני הצדדים אין רווחיות. יש מחזור, וזה לא אותו דבר.

את השיטה לבניית המחירון עצמו כתבנו במדריך לתמחור משלוח.

הדוח האחד שחייב להיות שם

אם תבקשו רק דוח אחד, בקשו רווחיות לפי לקוח. זה הדוח שמשנה שיחות: הלקוח הגדול ביותר הוא לא תמיד הרווחי ביותר, ולפעמים ההפרש כל כך גדול שהוא מצדיק שיחת מחיר שנדחית כבר שנתיים.

דוחות נוספים ששווים את מקומם: עמידה בחלונות זמן, אחוז מסירה מוצלחת, וזמן מחזור ממוצע — כמה זמן עובר מרגע ההזמנה ועד המסירה.

שאלות שכדאי לשאול בהדגמה

• מה קורה כששני מוקדנים עורכים את אותו משלוח?
• איך מייבאים את רשימת הלקוחות והמחירים הקיימת?
• מה קורה כשאין קליטה אצל השליח באמצע מסירה?
• מי רואה מה — האם שליח יכול לראות משלוחים של שליח אחר?
• אפשר לייצא את כל הנתונים שלנו החוצה, ובאיזה פורמט?

השאלה האחרונה חשובה במיוחד. מערכת שקשה לצאת ממנה היא מערכת שתשלמו לה גם כשלא תרצו.

אם אתם עדיין באקסל, השלבים המדויקים והסימנים שהגיע הזמן נמצאים במאקסל לתוכנה.

הטמעה: איך לא לשבור את החודש

• אל תעברו בחודש העמוס שלכם. ינואר עדיף על דצמבר.
• הקימו קודם את מה שקבוע: לקוחות, כתובות קבועות, שליחים, רכבים, אזורים ומחירונים. זה 80% מהעבודה, והוא נעשה פעם אחת.
• שבועיים במקביל. תנו למוקד לעבוד במערכת החדשה בזמן שהישנה עדיין קיימת. הפער בין השתיים הוא הבאג-ריפורט הכי טוב שתקבלו.
• תמנו אדם אחד אחראי. לא ועדה. מישהו שמחליט על שמות האזורים ועל מבנה המחירון וסוגר את זה.

בשורה התחתונה

תוכנה לניהול שליחויות משתלמת כשהיא חוסכת שלושה דברים במקביל: זמן מוקד, כסף שנעלם בגבייה, ומשלוחים שמשלמים עליהם אחרי ויכוח. בדקו את שלושתם בהדגמה — ובדקו אותם על המסכים שבאמת פתוחים כל היום, לא על מצגת.